ลงชื่อเข้าใช้พอร์ทัลลูกค้าและเลือก PBX แบบโฮสต์ ที่ต้องการ ตรวจสอบชื่อหรือรหัสการเรียกเก็บเงินก่อนแก้ไข เนื่องจาก PBX แต่ละระบบมีหมายเลขภายในและเส้นทางการโทรแยกจากกัน
สร้างไฟล์เสียง
- เลือกชื่อที่ชัดเจน เช่น “สำนักงานใหญ่ — นอกเวลาทำการ”
- เลือกแหล่งที่มาที่รองรับ ได้แก่ อัปโหลดไฟล์บันทึกเสียง บันทึกเสียงในเบราว์เซอร์ บันทึกเสียงผ่านโทรศัพท์ หรือสร้างเสียงจากข้อความ (text to speech) การบันทึกเสียงผ่านโทรศัพท์อาจทำให้เกิดการโทรที่มีค่าใช้จ่าย
- หากมีการเสนอการแปลง ให้ใช้สำหรับไฟล์ที่ยังไม่ได้อยู่ในรูปแบบโทรศัพท์ที่รองรับ
- ฟังผลลัพธ์ทั้งหมด ตรวจสอบการออกเสียง ระดับเสียง ช่วงเงียบ และความเร็วในการอ่านตัวเลือกเมนู ยอมรับการบันทึกหลังจากตรวจสอบแล้ว
- กำหนดไฟล์เสียงที่ได้รับอนุมัติให้กับปลายทาง IVR คิว ข้อความเสียง หรือลำดับการโทร แล้วบันทึกวัตถุนั้นด้วย
ดูแลรักษาการบันทึกโดยไม่รบกวนผู้โทร
ใช้ไฟล์แยกกันสำหรับข้อความต้อนรับ ข้อความนอกเวลาทำการ ข้อความเมื่อป้อนข้อมูลไม่ถูกต้อง และข้อความเมื่อหมดเวลา ก่อนแทนที่ไฟล์ที่มีอยู่ ให้ตรวจสอบว่าเส้นทางใดใช้ไฟล์นั้นอยู่ เพราะไฟล์เดียวอาจถูกใช้ร่วมกันโดยหลายปลายทาง โทรเข้าเส้นทางนั้นหลังจากการเปลี่ยนแปลงและฟังเสียงที่ผู้โทรได้ยินจริง