Chọn dịch vụ hội nghị phù hợp với cuộc họp: phòng họp thoại trên tổng đài PBX được lưu trữ, hoặc cuộc họp theo lịch có lời mời và cộng tác qua web. Cách cấu hình và thông tin truy cập của hai loại này khác nhau.
Tạo phòng âm thanh trên tổng đài PBX đặt trên hệ thống của nhà cung cấp
- Mở Hội nghị PBX được lưu trữ và chọn PBX mong muốn.
- Tạo số phòng không trùng với máy nhánh hoặc mã tính năng. Đặt tên sao cho người tham gia và quản trị viên có thể nhận biết.
- Đặt mã PIN cho người tham gia và người điều hành khi cần, số người tối đa, cùng các tùy chọn điều hành và ghi âm. Với phòng họp có giới hạn thời gian, hãy đặt giờ mở và đóng theo đúng múi giờ.
- Lưu phòng và định tuyến một số điện thoại đã chọn hoặc một lựa chọn IVR tới phòng đó. Xem lại tuyến hiện tại của số trước khi thay đổi; việc thay thế tuyến đó sẽ thay đổi nơi người gọi thông thường đến.
- Tham gia với tư cách người tham dự và người điều phối và xác minh việc vào phòng, âm thanh, quyền và hành vi khi kết thúc cuộc họp.
Cuộc họp theo lịch và cộng tác web
Hội nghị theo lịch có thể bao gồm email mời, số truy cập cuộc họp và cộng tác web như chia sẻ màn hình và trình bày tài liệu. Các tính năng này sử dụng dịch vụ họp và các tùy chọn đã bật của dịch vụ đó, thay vì các cài đặt phòng họp thoại của PBX đặt trên hệ thống nhà cung cấp ở trên. Yêu cầu trợ giúp cấu hình hội nghị theo lịch để quy trình tạo hiện hành, các điều khiển lời mời và chi tiết truy cập cuộc họp được xác nhận cho tài khoản của bạn.
Chỉ chia sẻ thông tin truy cập của người tham gia với những người dự kiến tham dự. Giữ riêng thông tin đăng nhập của người điều phối. Trước khi gán một số đã được dùng cho các cuộc gọi thông thường, hãy ghi lại cấu hình định tuyến hiện tại của số đó và lên kế hoạch khôi phục sau cuộc họp.