Phòng hội nghị
Phòng hội nghị hay phòng họp là một không gian ảo nơi tất cả các điện thoại quay số vào được kết nối vào một cuộc trò chuyện duy nhất. Phòng hội nghị có thể được bảo vệ bằng mã PIN dành cho người tham gia và một mã Admin PIN đặc biệt dành riêng cho quản trị viên. Các tính năng khác gồm đặt số người dùng tối đa được phép tham gia hội nghị, ghi âm hội nghị (tệp âm thanh có sẵn thông qua Lịch sử cuộc gọi) và quản trị viên có thể tắt/bật tiếng người tham gia.
Có thể đặt thêm nhiều tùy chọn khi tạo/chỉnh sửa hội nghị:
Một số tùy chọn có thể được thiết lập:
Tên – tên hội nghị
Số – số hội nghị
Khả dụng từ/đến – nếu được đặt, hội nghị này sẽ chỉ khả dụng trong khoảng ngày/giờ đã chỉ định. Nếu không đặt, hội nghị sẽ luôn khả dụng.
Cước cuộc gọi – có thể đặt cước cuộc gọi đến cho hội nghị. Tính năng này phải được người quản lý tài khoản MultiTEL bật nếu dùng phần mềm được lưu trữ, hoặc quản trị viên hệ thống bật nếu dùng phần mềm tại cơ sở của bạn, trước khi bạn có thể sử dụng.
Thông báo số người tham gia – số người tham gia sẽ được thông báo trước khi người gọi tham gia hội nghị.
Phát nhạc chờ MOH khi chỉ có một người dùng – người dùng chỉ có thể được kết nối vào hội nghị khi có hai người dùng trở lên trực tuyến cùng lúc. Khi một người dùng ở một mình, chờ hội nghị bắt đầu hoặc chờ người dùng khác tham gia, họ sẽ được nghe các bản nhạc MOH (Music On Hold).
Cho phép truy cập trình đơn bằng * -- cho phép người dùng sử dụng phím “*” để truy cập trình đơn âm thanh hội nghị.
Không phát thông báo khi người đầu tiên tham gia – người tham gia đầu tiên sẽ không cần nghe thông báo về số lượng người dùng hay bất kỳ thông báo nào khác.
Chờ quản trị viên trước khi bắt đầu hội nghị - chỉ bắt đầu hội nghị sau khi quản trị viên đã tham gia cuộc gọi (bạn sẽ nhận thấy quản trị viên dùng mã PIN khác). Tất cả người dùng sẽ được giữ máy trong khi chờ quản trị viên tham gia.
Kết thúc hội nghị khi quản trị viên rời đi – hội nghị sẽ tự động kết thúc khi quản trị viên rời khỏi cuộc gọi. Hãy đảm bảo quản trị viên hội nghị gọi vào từ một điện thoại đáng tin cậy. Ví dụ, nếu quản trị viên quay số từ điện thoại di động khi đang lái xe trên đường cao tốc, họ có thể mất sóng, và khi đó tất cả những người gọi khác sẽ bị ngắt kết nối.
Ghi âm hội nghị – ghi âm phần âm thanh trong cuộc họp hội nghị. Nhạc chờ (Music On Hold) sẽ không được ghi lại.
Số người dùng tối đa cho phép – số lượng người gọi tối đa được phép trong hội nghị này.
Máy chủ hội nghị – MultiTEL duy trì một số hệ thống tổng đài PBX được lưu trữ tại nhiều vị trí địa lý. Bạn sẽ phải chọn máy chủ gần nhất với vị trí của mình.
Ví dụ:
PBX141, PBX142 và PBX143 được thiết kế để sử dụng trong khu vực Bắc Mỹ (hệ thống đặt tại Michigan và Texas)
PBX202 và PBX203 được thiết kế để sử dụng trong châu Âu (các hệ thống đặt tại Vương quốc Anh)
PBX221 và PBX222 được thiết kế để sử dụng trong khu vực Nam Mỹ (các hệ thống đặt tại Texas)