کسٹمر پورٹل میں سائن اِن کریں اور مطلوبہ ہوسٹڈ PBX منتخب کریں۔ ترمیم سے پہلے اس کا نام یا بلنگ کوڈ دیکھ لیں؛ ہر PBX کی ایکسٹینشنز اور کال کے راستے الگ ہوتے ہیں۔
آڈیو فائل بنائیں
- ایک واضح نام منتخب کریں جیسے “مرکزی دفتر — کام کے اوقات سے باہر”۔
- قابلِ استعمال ذریعہ منتخب کریں: ریکارڈنگ اپ لوڈ کریں، براؤزر یا فون میں ریکارڈ کریں، یا متن سے بولی ہوئی آواز بنائیں۔ فون سے ریکارڈنگ کے دوران ایسی کال لگ سکتی ہے جس کا چارج ادا کرنا ہو۔
- اگر فارمیٹ تبدیل کرنے کی سہولت ہو تو اسے ان فائلوں کے لیے استعمال کریں جو پہلے سے سپورٹ کیے جانے والے ٹیلی فونی فارمیٹ میں نہ ہوں۔
- مکمل نتیجہ سنیں۔ تلفظ، آواز، خاموشی اور یہ چیک کریں کہ مینیو کے انتخاب کتنی تیزی سے بولے جاتے ہیں۔ جائزہ لینے کے بعد ریکارڈنگ قبول کریں۔
- منظور شدہ آڈیو کو اس کی IVR، قطار، وائس میل یا کال فلو منزل پر تفویض کریں، اور اس آبجیکٹ کو بھی محفوظ کریں۔
کالرز میں خلل ڈالے بغیر ریکارڈنگز برقرار رکھیں
خوش آمدید، دفتر بند ہونے، غلط ان پٹ اور انتظار کی مہلت ختم ہونے کے پیغامات کے لیے الگ الگ فائلیں استعمال کریں۔ موجودہ فائل کو بدلنے سے پہلے چیک کریں کہ کون سے روٹس اسے استعمال کرتے ہیں: ایک فائل کئی منزلوں میں مشترک ہو سکتی ہے۔ تبدیلی کے بعد روٹ پر کال کریں اور وہ آڈیو سنیں جو کالرز واقعی سنتے ہیں۔