মিটিংয়ের সাথে মানানসই কনফারেন্সিং সেবা বেছে নিন: একটি হোস্টেড PBX অডিও রুম, অথবা আমন্ত্রণ ও ওয়েব সহযোগিতা সহ একটি নির্ধারিত মিটিং। এদের কনফিগারেশন ও অ্যাক্সেসের বিবরণ আলাদা।
একটি হোস্টেড PBX অডিও রুম তৈরি করুন
- হোস্টেড PBX কনফারেন্স খুলুন এবং কাঙ্ক্ষিত PBX নির্বাচন করুন।
- একটি রুম নম্বর তৈরি করুন যা কোনো এক্সটেনশন বা ফিচার কোডের সাথে ওভারল্যাপ করে না। অংশগ্রহণকারী এবং প্রশাসকরা যাতে এটি শনাক্ত করতে পারে সেভাবে এর নাম দিন।
- যেখানে প্রয়োজন সেখানে অংশগ্রহণকারী ও মডারেটর PIN, ধারণক্ষমতা, মডারেশন এবং রেকর্ডিং অপশন সেট করুন। সময়সীমাযুক্ত রুমের ক্ষেত্রে, সঠিক টাইমজোনে এর শুরু ও শেষের সময় নির্ধারণ করুন।
- রুমটি সংরক্ষণ করুন এবং একটি নির্বাচিত ফোন নম্বর বা IVR বিকল্প থেকে এতে রুট করুন। নম্বরটির বিদ্যমান রুট পরিবর্তনের আগে পর্যালোচনা করুন; সেই রুট প্রতিস্থাপন করলে সাধারণ কলাররা কোথায় পৌঁছাবে তা বদলে যায়।
- অংশগ্রহণকারী ও মডারেটর পরিচয়ে যোগ দিন এবং প্রবেশ, অডিও, অনুমতি ও সভা-শেষ আচরণ যাচাই করুন।
নির্ধারিত মিটিং ও ওয়েব সহযোগিতা
নির্ধারিত কনফারেন্সিংয়ে আমন্ত্রণ ইমেল, মিটিং অ্যাক্সেস নম্বর এবং স্ক্রিন শেয়ারিং ও ডকুমেন্ট উপস্থাপনার মতো ওয়েব কোলাবোরেশন থাকতে পারে। এই ফিচারগুলো মিটিং পরিষেবা ও তার সক্রিয় অপশন ব্যবহার করে, ওপরের হোস্টেড PBX অডিও-রুম সেটিং নয়। নির্ধারিত কনফারেন্স কনফিগার করতে সহায়তা চান, যাতে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য বর্তমান তৈরির ওয়ার্কফ্লো, আমন্ত্রণ নিয়ন্ত্রণ ও মিটিং অ্যাক্সেসের বিবরণ নিশ্চিত করা যায়।
শুধুমাত্র উদ্দিষ্ট অংশগ্রহণকারীদের সাথে অংশগ্রহণকারীদের প্রবেশের তথ্য শেয়ার করুন। মডারেটরের প্রবেশের তথ্য আলাদা রাখুন। সাধারণ কলের জন্য ইতিমধ্যে ব্যবহৃত একটি নম্বর বরাদ্দ করার আগে, এর বর্তমান রাউটিং রেকর্ড করুন এবং সভার পরে এটি কীভাবে পুনরুদ্ধার করা হবে তার পরিকল্পনা করুন।