وہ کانفرنسنگ سروس منتخب کریں جو میٹنگ کے لیے موزوں ہو: ہوسٹڈ PBX آڈیو روم، یا دعوت ناموں اور ویب تعاون کے ساتھ شیڈول کی گئی میٹنگ۔ ان کی کنفیگریشن اور رسائی کی تفصیلات مختلف ہیں۔
ہوسٹڈ PBX آڈیو روم بنائیں
- ہوسٹڈ PBX کانفرنسز کھولیں اور مطلوبہ PBX منتخب کریں۔
- ایسا روم نمبر بنائیں جو کسی ایکسٹینشن یا فیچر کوڈ سے متصادم نہ ہو۔ اس کا نام ایسا رکھیں تاکہ شرکاء اور منتظمین اسے پہچان سکیں۔
- جہاں ضروری ہو وہاں شرکاء اور ماڈریٹر کے PIN، گنجائش، ماڈریشن اور ریکارڈنگ کے آپشنز سیٹ کریں۔ وقت کی حد والے روم کے لیے، اس کے کھلنے اور بند ہونے کے اوقات درست ٹائم زون میں سیٹ کریں۔
- روم کو محفوظ کریں اور منتخب فون نمبر یا IVR انتخاب کو اس کی طرف روٹ کریں۔ تبدیل کرنے سے پہلے نمبر کے موجودہ روٹ کا جائزہ لیں؛ اس روٹ کو بدلنے سے عام کالرز کے پہنچنے کی جگہ بدل جاتی ہے۔
- شرکت کنندہ اور ماڈریٹر کی شناختوں کے ساتھ شامل ہوں اور داخلے، آڈیو، اجازتوں اور میٹنگ کے اختتام کے رویے کی تصدیق کریں۔
طے شدہ میٹنگز اور ویب تعاون
طے شدہ کانفرنسنگ میں دعوتی ای میلز، میٹنگ ایکسیس نمبرز اور اسکرین شیئرنگ اور دستاویز پریزنٹیشن جیسے ویب کولیبوریشن شامل ہو سکتے ہیں۔ یہ خصوصیات میٹنگ سروس اور اس کے فعال کردہ آپشنز استعمال کرتی ہیں، نہ کہ اوپر بیان کردہ ہوسٹڈ PBX کی آڈیو روم سیٹنگز۔ طے شدہ کانفرنس ترتیب دینے میں مدد طلب کریں تاکہ آپ کے اکاؤنٹ کے لیے کانفرنس بنانے کے موجودہ طریقۂ کار، دعوتی کنٹرولز اور میٹنگ ایکسیس کی تفصیلات کی تصدیق ہو جائے۔
شرکاء کی رسائی کی تفصیلات صرف مطلوبہ شرکاء کے ساتھ شیئر کریں۔ ماڈریٹر کی رسائی کی تفصیلات الگ رکھیں۔ عام کالز کے لیے پہلے سے استعمال شدہ نمبر تفویض کرنے سے پہلے، اس کی موجودہ روٹنگ ریکارڈ کریں اور منصوبہ بنائیں کہ میٹنگ کے بعد اسے کیسے بحال کیا جائے گا۔