Valitse kokoukseen sopiva konferenssipalvelu: ylläpidetyn PBX-puhelinvaihteen äänineuvotteluhuone tai ajastettu kokous, johon kuuluvat kutsut ja verkkoyhteistyö. Niiden asetukset ja liittymisohjeet eroavat toisistaan.
Luo äänihuone ylläpidettyyn PBX-puhelinvaihteeseen
- Avaa ylläpidetyn PBX:n neuvottelut ja valitse haluamasi PBX.
- Luo huonenumero, joka ei ole päällekkäinen alanumeron tai toimintokoodin kanssa. Nimeä se niin, että osallistujat ja järjestelmänvalvojat voivat tunnistaa sen.
- Aseta osallistuja- ja moderaattori-PIN-koodit tarvittaessa, kapasiteetti, moderointi- ja tallennusasetukset. Aikarajoitetulle huoneelle aseta avautumis- ja sulkeutumisajat oikeassa aikavyöhykkeessä.
- Tallenna konferenssihuone ja reititä valittu puhelinnumero tai IVR-valinta siihen. Tarkista numeron nykyinen reititys ennen sen muuttamista: reitityksen korvaaminen muuttaa sitä, mihin tavalliset soittajat yhdistetään.
- Liity osallistujan ja moderaattorin rooleilla ja varmista liittyminen, ääni, käyttöoikeudet ja kokouksen päättymiskäyttäytyminen.
Ajastetut kokoukset ja verkkoyhteistyö
Ajastettuihin neuvotteluihin voi sisältyä kutsusähköposteja, kokouksen liittymisnumeroita ja verkkoyhteistyötä, kuten näytön jakamista ja asiakirjojen esittämistä. Nämä ominaisuudet käyttävät kokouspalvelua ja sen käyttöön otettuja asetuksia, eivät yllä kuvattuja palveluntarjoajan ylläpitämän PBX:n äänineuvotteluhuoneen asetuksia. Pyydä apua ajastetun neuvottelun määrittämiseen, jotta nykyinen luontityönkulku, kutsujen hallinta ja kokouksen liittymistiedot vahvistetaan tilillesi.
Jaa osallistujien liittymistiedot vain tarkoitetuille osallistujille. Pidä moderaattorin tunnistetiedot erillään. Ennen kuin määrität numeroksi sellaisen, jota käytetään jo tavallisiin puheluihin, kirjaa ylös sen nykyinen reititys ja suunnittele, miten se palautetaan kokouksen jälkeen.